Microsoft 365 Business Basic, Standard of Premium: welke licentie heeft je kmo nodig?

Wie Microsoft 365 voor zijn bedrijf aankoopt, krijgt drie namen voorgeschoteld die op elkaar lijken: Business Basic, Business Standard en Business Premium. Op de site van Microsoft staan ze netjes naast elkaar, met lange lijsten vinkjes. Wat je daar niet leest, is welke van de drie bij jouw medewerkers past, en waar kmo's in de praktijk te veel of net te weinig voor betalen.

Dit artikel zet de drie abonnementen naast elkaar, legt uit waar het echte verschil zit, en geeft per type medewerker een advies. Prijzen noemen we bewust niet: die past Microsoft geregeld aan, en ze hangen af van je looptijd en van waar je koopt. De actuele bedragen vind je bij Microsoft of je IT-partner.

De drie Business-abonnementen in één tabel

Twee dingen vallen op. De eerste drie rijen zijn overal gelijk: mailbox, opslag en Teams krijg je in elk abonnement. En het verschil tussen Standard en Premium zit volledig in de beveiliging, niet in de apps waar je medewerkers dagelijks in werken.

Business Basic: genoeg voor wie in de browser werkt

Basic is het instapabonnement. Een medewerker krijgt een zakelijk mailadres, een agenda, Teams, OneDrive en toegang tot SharePoint. Word, Excel en PowerPoint werken alleen in de browser en in de apps op smartphone en tablet.

Dat klinkt beperkt, maar voor een deel van je team is het precies genoeg:

• Medewerkers in het magazijn, de werkplaats of op de baan die vooral mailen, hun planning bekijken en af en toe een document openen.
• Collega's die aan een gedeelde pc werken en geen eigen laptop hebben.
• Een stagiair of tijdelijke kracht die een paar maanden mee draait.

Waar Basic tekortschiet: wie dagelijks in grote Excel-bestanden werkt, met macro's of koppelingen, loopt in de webversie tegen grenzen aan. En Basic bevat geen apparaatbeheer. Werkt iemand met bedrijfsgegevens op een eigen laptop, dan heb je met Basic geen middelen om die laptop te beveiligen of op afstand te wissen.

Business Standard: de volledige Office-apps

Standard is Basic plus de desktopversies van Word, Excel, PowerPoint en Outlook. Elke gebruiker mag ze installeren op maximaal vijf pc's of Macs, vijf tablets en vijf smartphones.

Voor kantoormedewerkers is dat vaak het belangrijkste verschil dat ze zelf merken. Een boekhouder, een calculator of een projectleider werkt zelden alleen in de browser.

Het nadeel van Standard zit niet in wat erin staat, maar in wat ontbreekt. De beveiliging is dezelfde als bij Basic. Je hebt dus de volledige apps op een laptop vol bedrijfsgegevens, zonder centraal beheer van die laptop. Verliest een medewerker zijn toestel, of vertrekt hij met zijn eigen pc waarop de klantenmap staat, dan heb je weinig in handen.

Business Premium: Standard met beveiliging en apparaatbeheer

Premium bevat alles uit Standard, plus een reeks beveiligingsproducten die Microsoft voor bedrijven tot 300 gebruikers bundelt. In gewone taal:

Een belangrijke kanttekening: Premium kopen is niet hetzelfde als Premium gebruiken. Al die functies moeten ingesteld worden, en een deel staat standaard uit. Betaal je Premium terwijl Intune leeg is en er geen enkele regel voor voorwaardelijke toegang bestaat, dan betaal je voor beveiliging die er niet is.

Welke licentie voor welke medewerker?

De vraag is meestal niet "welk abonnement nemen we", maar "welk abonnement voor wie". Je mag de drie mengen binnen dezelfde Microsoft 365-omgeving.

Waarom we Premium aanraden voor iedereen met een laptop: net die toestellen gaan mee naar huis, naar klanten en op reis, en net daar heb je apparaatbeheer en bescherming tegen ransomware nodig. Het prijsverschil met Standard weegt zelden op tegen de schade van één verloren laptop met een open klantenmap.

Let wel op bij het mengen: beveiligingsfuncties zoals voorwaardelijke toegang en apparaatbeheer gelden per gelicentieerde gebruiker. Geef je de zaakvoerder Premium en de rest Standard, dan zijn alleen de toestellen en het account van de zaakvoerder beheerd.

Waar kmo's te veel betalen

Geld besparen op Microsoft 365 zit zelden in het goedkoopste abonnement kiezen. Het zit in licenties die niemand gebruikt.

• Licenties van vertrokken medewerkers. De mailbox moet vaak blijven bestaan, maar daar hoeft geen betaalde licentie aan te hangen. Zet de mailbox om naar een gedeelde mailbox, geef de juiste collega toegang, en zeg de licentie op.
• Een licentie voor info@ of facturen@. Gedeelde mailboxen hebben tot 50 GB geen licentie nodig, zolang niemand er rechtstreeks op inlogt. Een aparte gebruiker met een eigen licentie voor een algemeen mailadres is meestal overbodig.
• Iedereen op Standard, terwijl de helft alleen mailt. Medewerkers die nooit een desktop-app openen, kunnen naar Basic.
• Maandelijks opzegbaar terwijl je team stabiel is. Een abonnement dat je elke maand kunt opzeggen, kost meer dan een jaarverbintenis. Voor een vaste kern van medewerkers is jaarlijks meestal voordeliger; houd de maandelijkse flexibiliteit voor seizoenskrachten.
• Losse beveiligingsproducten naast Standard. Wie bij Standard apart een antiviruspakket, een mailfilter en een beheertool koopt, betaalt soms meer dan het verschil met Premium, voor minder samenhang.

Wanneer kom je bij E3 of E5 uit?

De Business-abonnementen zijn gemaakt voor organisaties tot 300 gebruikers, en die grens geldt voor alle Business-abonnementen samen. Groeit je bedrijf daarboven, dan kom je bij de Enterprise-abonnementen uit, zoals Microsoft 365 E3 en E5.

Ook onder de 300 gebruikers kiezen sommige bedrijven voor Enterprise, bijvoorbeeld voor uitgebreidere compliance- en archieffuncties. Voor de meeste kmo's is dat niet nodig: Business Premium dekt wat een bedrijf van die omvang aan beveiliging nodig heeft.

En dan is er nog Microsoft 365 Apps for business: alleen de desktop-apps en OneDrive, zonder zakelijke mailbox en zonder Teams. Dat is zinvol als je mail elders draait, maar voor de meeste kmo's is het een tussenstap die later weer omgezet moet worden.

En Copilot?

Microsoft 365 Copilot, de AI-assistent in Word, Excel, Outlook en Teams, zit in geen van de drie abonnementen volledig inbegrepen. Het is een betaalde uitbreiding die je per gebruiker bovenop Basic, Standard of Premium neemt. Of dat loont, hangt af van hoe je team werkt, en vooral van hoe goed je rechten in SharePoint en OneDrive geregeld zijn: Copilot vindt alles waar een gebruiker toegang toe heeft. Hoe je dat veilig invoert, lees je bij AI-implementatie en Microsoft Copilot.

Veelgestelde vragen

Wat is het verschil tussen Microsoft 365 Business Standard en Business Premium?

De apps zijn identiek: beide hebben de volledige desktopversies van Word, Excel, PowerPoint en Outlook, Teams en 1 TB OneDrive. Premium voegt beveiliging en beheer toe: Intune voor laptops en smartphones, voorwaardelijke toegang via Entra ID P1, Defender for Business tegen malware en ransomware, extra bescherming van mail en het labelen van gevoelige documenten.

Kan ik Business Basic, Standard en Premium combineren?

Ja. Binnen één Microsoft 365-omgeving kun je per gebruiker een ander abonnement toewijzen, bijvoorbeeld Basic voor het magazijn en Premium voor het kantoor. Het maximum van 300 gebruikers geldt voor alle Business-abonnementen samen.

Heeft Business Basic Word en Excel?

Ja, maar alleen in de browser en in de apps voor smartphone en tablet. De installeerbare desktopversies zitten pas in Business Standard en Business Premium.

Is Microsoft 365 Business Premium nodig voor NIS2?

NIS2 schrijft geen product voor. Wel vraagt de wet maatregelen zoals multifactor-authenticatie, beheer van toestellen en een aanpak voor incidenten, en Premium bevat de middelen om dat binnen Microsoft 365 te regelen. Of je onder NIS2 valt, lees je in NIS2 voor kmo's uitgelegd.

Conclusie

Business Basic is genoeg voor wie mailt en in de browser werkt. Business Standard voegt de desktop-apps toe, maar geen extra beveiliging. Business Premium is Standard met het apparaatbeheer en de bescherming die je nodig hebt zodra medewerkers met laptops en bedrijfsgegevens buiten kantoor werken. Voor de meeste kmo's is een mix het verstandigst: Premium voor wie een laptop heeft, Basic voor wie dat niet heeft.

De grootste besparing zit niet in het abonnement, maar in opruimen: licenties van vertrekkers, overbodige gebruikers voor algemene mailadressen, en Standard-licenties voor wie nooit een desktop-app opent. En betaal je voor Premium, zorg dan dat het ook ingesteld is.