Thuiswerkers met slechte wifi: wat kan je als werkgever doen?

Het overleg loopt, en dan bevriest het beeld van een collega. Even later is ze terug: "Sorry, mijn wifi." Een week later weer. Bij een ander duurt het openen van een bestand op de server een halve minuut, en de VPN valt elke middag weg.

Als werkgever is het verleidelijk om te zeggen dat het thuisnetwerk niet jouw zaak is. Het is niet jouw router, niet jouw internetabonnement en niet jouw huis. Maar het is wel jouw werktijd die verloren gaat, jouw klant die op de lijn wacht, en jouw helpdesk die de tickets krijgt.

Dit artikel gaat over wat je als werkgever wél in de hand hebt, hoe je uitzoekt waar het werkelijk aan ligt, en wanneer het zinvol is om er iemand bij te halen.

Thuisnetwerk versus bedrijfsnetwerk: wat je wel en niet beheert

Op kantoor beheer jij of je IT-partner alles tussen de laptop en het internet: de bekabeling, de access points, de firewall, de internetlijn. Thuis is dat omgekeerd. Je beheert de laptop en de accounts, en daarna houdt het op.

Die laatste rij wordt vaak vergeten. Een thuisnetwerk wordt gedeeld met kinderen die streamen, een partner die zelf in een videogesprek zit, en een reeks toestellen waar niemand naar omkijkt. Dat is zowel een capaciteitskwestie als een beveiligingskwestie. Daarover verderop meer.

Eerst vaststellen: ligt het aan de wifi, het internet, de VPN of de laptop?

Hier gaat het meestal mis. Iedereen zegt "wifi", terwijl de wifi maar een van de vier verdachten is. Wie meteen een nieuwe router of een duurder abonnement koopt, gokt.

Vraag de medewerker om de uitkomst van die vier controles mee te sturen met het ticket. Dat spaart je helpdesk een uur zoeken, en het voorkomt dat er iets gekocht wordt dat niets oplost.

De VPN: vaak de verdachte die niemand verdenkt

Gebruikt je bedrijf een VPN om thuiswerkers toegang te geven tot de server of interne toepassingen, dan kan die zelf de flessenhals zijn. Twee situaties komen vaak voor.

Al het verkeer gaat via kantoor. Bij een zogenaamde full tunnel loopt alles via de VPN, ook het videogesprek en het streamen van een opleidingsvideo. Al dat verkeer gaat eerst naar kantoor en van daar naar het internet. Thuiswerkt de helft van het team tegelijk, dan deelt iedereen de uploadsnelheid van de kantoorlijn. Bij veel abonnementen is die upload een stuk kleiner dan de download.

De VPN-server of firewall is te licht. Een kleine firewall die op kantoor prima volstaat, kan het versleutelen van twintig gelijktijdige VPN-verbindingen niet altijd bijhouden. Dan is het traag voor iedereen, hoe goed hun wifi thuis ook is.

Een veelgebruikte oplossing is split tunneling: alleen verkeer naar interne systemen loopt via de VPN, de rest gaat rechtstreeks naar het internet. Microsoft adviseert zelf om het verkeer naar Teams en Microsoft 365 buiten de VPN om te laten lopen. Dat moet wel bewust gebeuren, want het verandert wat je firewall nog ziet. Toegang van buitenaf blijft hoe dan ook achter een VPN met multifactor-authenticatie horen; waarom, staat in 7 maatregelen voor netwerkbeveiliging in je bedrijf.

De afstand tussen router en werkplek

Ligt het na de controles toch aan de wifi, dan is het in de meeste huizen hetzelfde verhaal: de router staat in de meterkast of naast de televisie, en de werkplek is op zolder of in een kamer achteraan. Muren, vloeren en vloerverwarming halen het signaal weg. Een snelle internetverbinding helpt dan niets, want het knelpunt zit in de laatste meters.

Er zijn grofweg vier manieren om die afstand te overbruggen.

Powerline is de keuze waar de meeste discussie over is, omdat het in het ene huis prima werkt en in het andere nauwelijks. De Nederlandse installateur RKB Telecom, die wifi en netwerkbekabeling aanlegt bij woningen en bedrijven, heeft er een helder stuk over geschreven. Hun uitleg over powerline of netwerkkabel en waarom powerline soms tegenvalt is handig om door te sturen als een medewerker twijfelt wat hij moet kopen.

Voor een vaste thuiswerkplek is de vuistregel eenvoudig: liefst een kabel, anders een bekabeld access point, en draadloos alleen als het niet anders kan.

Wat je als werkgever concreet kan regelen

Je kunt het thuisnetwerk niet beheren, maar je kunt wel veel vastleggen. De bedrijven waar thuiswerk soepel loopt, hebben meestal deze vijf dingen geregeld.

1. Een minimale thuiswerkplek, op papier. Geen technische eisenlijst, maar een paar heldere afspraken: voor wie vaak in videogesprekken zit een bekabelde verbinding of een wifisignaal dat de controles hierboven doorstaat, en een internetabonnement dat de upload aankan. Neem het op in je telewerkbeleid, zodat het voor iedereen gelijk is.

2. Een duidelijke grens voor je helpdesk. Spreek af tot waar je IT-support helpt. Een gangbare grens is: alles tot en met de laptop en de VPN, plus de vier controles hierboven op afstand begeleiden. Wat daarna komt, de router en de bekabeling in huis, is aan de medewerker of een installateur. Een helpdesk die zonder afspraak aan privérouters begint te sleutelen, wordt al snel de IT-afdeling van het hele gezin. Hoe wij die ondersteuning op afstand organiseren, staat bij IT-support en helpdesk.

3. Een budget of materiaal voor de laatste meters. Een lange netwerkkabel, een bekabeld access point of een degelijke mesh-set kost minder dan een paar uur stilstand. Sommige werkgevers geven het materiaal mee, andere vergoeden het. Of en hoe je internet- of materiaalkosten vergoedt, hangt af van het soort thuiswerk en van je telewerkbeleid; je sociaal secretariaat weet wat daarbij fiscaal kan.

4. Een terugvaloptie. Voor wie echt niet zonder verbinding kan, zoals de klantendienst of een planner, is een mobiele hotspot via een zakelijk gsm-abonnement een eenvoudige back-up als de thuislijn uitvalt.

5. Een installateur aan huis als het niet anders gaat. Soms is de enige echte oplossing een kabel trekken of een access point plaatsen, en dat is geen werk voor de helpdesk. Voor medewerkers in Vlaanderen schakel je een lokale installateur in. Woont een deel van je team over de grens, dan zoek je een Nederlandse partij. Wie bijvoorbeeld wifi wil laten installeren bij medewerkers in Nederland, kan terecht bij een installateur die mesh-systemen en bekabelde access points plaatst. Vraag ook dan om een meting op de werkplek zelf, en niet alleen naast de router. Waarom die plek het verschil maakt en wat een nameting bewijst, lees je in hoe je haperende bedrijfswifi meet in plaats van gokt.

Als het al goed lag en toch weer hapert

Een thuisnetwerk dat een jaar goed werkte en nu begint te haperen, heeft meestal een concrete oorzaak: een nieuwe router van de provider die anders is ingesteld, een extra toestel dat op hetzelfde kanaal zendt, een kabel die beschadigd is of een access point dat oververhit raakt in een kast.

Komt dat bij één medewerker steeds terug, ook nadat de laptop en de VPN uitgesloten zijn, dan is het zinvol om iemand ter plaatse te laten kijken. Voor medewerkers in Nederland bestaat daar specifieke hulp bij wifi- en netwerkstoringen aan huis, waarbij een monteur zoekt waar de verbinding wegvalt. Spreek met de medewerker vooraf af wie de factuur draagt, zodat dat achteraf geen discussie wordt.

Vergeet de beveiliging niet

Een betere verbinding is één kant. De andere kant is dat je werklaptop op een netwerk zit dat je niet beheert, naast toestellen die je niet kent.

• Behandel elk thuisnetwerk als onbetrouwbaar. De laptop moet ook zonder het bedrijfsnetwerk beschermd zijn: een eigen firewall, actuele updates, versleutelde schijf en beveiligingssoftware die centraal wordt opgevolgd.
• Multifactor-authenticatie op alles wat van buitenaf bereikbaar is: e-mail, Microsoft 365, de VPN. Dan helpt een buitgemaakt wachtwoord een aanvaller weinig.
• Geen bedrijfsgegevens op privétoestellen zonder afspraken over wat ermee gebeurt als het toestel verloren raakt of de medewerker vertrekt.
• Vraag medewerkers het standaardwachtwoord van hun router te wijzigen en de firmware bij te werken. Je kan het niet controleren, maar je kan het wel uitleggen.

Wat je zelf kunt doen en wat je beter laat opvolgen, lees je op onze pagina over cybersecurity voor bedrijven.

Conclusie

Slechte wifi bij thuiswerkers is zelden een kwestie van een betere router kopen. Het is eerst een kwestie van vaststellen waar het knelpunt zit: in de internetlijn, in de laatste meters naar de werkplek, in de VPN of in de laptop. De laatste twee los je als werkgever zelf op. Voor de eerste twee maak je afspraken, geef je een budget of materiaal mee, en schakel je een installateur in als een kabel of access point de enige echte oplossing is.

Wat je zeker wilt vermijden, is dat iedereen het op zijn eigen manier oplost, met een repeater van de supermarkt en een helpdesk die bij elke klacht opnieuw begint. Een korte checklist, een duidelijke grens en een VPN die op het aantal thuiswerkers is afgestemd, lossen het meeste al op.

Hoe wij de netwerkkant op kantoor aanpakken, van firewall en VPN tot wifi, staat bij netwerkbeheer voor bedrijven.