Wat kost IT-beheer voor een kmo in België?
Dit is de vraag waar elk gesprek op uitkomt, en de vraag waar het minst eerlijk over wordt gecommuniceerd. Prijzen staan zelden op websites, offertes gebruiken verschillende eenheden, en het antwoord "dat hangt ervan af" is waar maar nutteloos.
Dus: concrete bedragen, waar ze vandaan komen, en een rekenmodel waarmee je je eigen situatie kunt narekenen.
De korte versie
Voor volledig beheer betaal je in België doorgaans 45 tot 95 euro per werkplek per maand. Onder de 45 euro mist er iets uit het pakket, boven de 95 euro zit er meestal projectwerk of specialistische beveiliging bij. Een kmo met 15 werkplekken komt daarmee op ruwweg 700 tot 1.400 euro per maand.
Waarom prijzen per werkplek gaan
Bijna elke Belgische partij rekent per werkplek per maand. Dat is geen willekeurige eenheid: het werk schaalt mee met het aantal mensen, niet met het aantal servers of de omzet.
Een werkplek is doorgaans één medewerker met zijn toestellen, mailbox en toegangen. Wie twee laptops en een vaste pc gebruikt, telt meestal als één werkplek. Dat verschilt per leverancier, dus vraag het na: het scheelt bij tien medewerkers al snel enkele honderden euro's per jaar.
Wat de prijs bepaalt
Vijf dingen verklaren vrijwel het hele verschil tussen een offerte van 45 euro en een van 95 euro.
| Factor | Effect op de prijs |
|---|---|
| Zit beveiliging in de basis | Het grootste verschil. Firewall, MFA en patchbeheer erbij tilt de prijs 15 tot 25 euro per werkplek op |
| Geteste back-ups | Back-ups draaien is goedkoop, herstel testen kost tijd en dus geld |
| Reactietijd op papier | Een vastgelegde termijn vraagt reservecapaciteit, en die betaal je mee |
| Eigen servers of alles in de cloud | Fysieke servers vragen onderhoud ter plaatse |
| Aantal locaties | Twee vestigingen koppelen betekent netwerkwerk en reistijd |
Wat de prijs meestal niet bepaalt: het merk van de hardware, of de leverancier vlakbij zit. Voor het gros van het beheer maakt afstand niet uit, omdat het op afstand gebeurt.
Wat er doorgaans buiten valt
Elke eerlijke offerte heeft een uitzonderingenlijst. Deze vijf komen bijna altijd terug, en ze zijn geen bewijs van een slecht voorstel:
Hardware en licenties. Laptops, schermen en Microsoft 365-licenties zitten los. Reken voor licenties 10 tot 25 euro per gebruiker per maand, afhankelijk van het pakket.
Projectwerk. Een migratie, een verhuizing, een nieuw netwerk. Dit is per definitie eenmalig en hoort niet in een maandbedrag.
Werk buiten kantooruren. Vaak met een toeslag, soms met een apart tarief. Vraag hoe een storing op zaterdag behandeld wordt.
Nieuwe medewerkers aansluiten. Sommige partijen rekenen een vast bedrag per onboarding, andere nemen het mee in de maandprijs.
Hulp bij software die niet van hen komt. Je boekhoudpakket of branchesoftware ondersteunen ze doorgaans wel als aanspreekpunt, maar niet inhoudelijk.
Let op de eenheid bij het vergelijken
Sommige offertes rekenen per gebruiker, andere per toestel, en enkele per uur met een maandelijks voorschot. Zet ze eerst allemaal om naar euro per werkplek per maand voordat je vergelijkt. Twee voorstellen die 200 euro verschillen, blijken dan geregeld even duur te zijn met een andere scope.
En als je het zelf doet?
Hier gaat het rekenen meestal mis, want intern beheer voelt gratis. Er komt geen factuur voor.
De vergelijking wordt pas eerlijk als je de loonkost meeneemt. Een IT-medewerker kost een Belgische werkgever ruwweg 5.500 euro per maand, alles inbegrepen. Dat bedrag staat vast, ongeacht of je tien of tachtig werkplekken hebt.
En daar zit iets contra-intuïtiefs:
De externe lijn is vlak: je betaalt per werkplek, dus de prijs per werkplek verandert niet. De interne lijn daalt: één salaris wordt over meer werkplekken verdeeld.
Gevolg: intern beheer wordt pas goedkoper bij volume, niet bij kleine schaal. Bij vijftien werkplekken kost een eigen IT'er ongeveer 370 euro per werkplek per maand, tegenover 65 euro extern. Dat is niet een beetje duurder, dat is een factor vijf.
Waar het omslagpunt echt ligt
Zuiver op de rekenmachine kruisen de lijnen rond de 85 werkplekken. In de praktijk ligt de beslissing eerder, en om redenen die niet in het model zitten.
Wat het model niet meeneemt
- 01
Eén persoon dekt geen 24/7
Vakantie, ziekte en avonduren. Een externe partij heeft meerdere mensen; een eigen IT-medewerker is één punt van uitval.
- 02
Specialistische kennis is breed
Netwerk, beveiliging, cloud en back-up zijn vier vakgebieden. Eén generalist dekt ze alle vier oppervlakkig.
- 03
Gereedschap kost apart
Monitoring, back-upsoftware en beveiligingslicenties zitten bij een extern maandbedrag inbegrepen; intern koop je ze zelf.
- 04
Werving en inwerken
Een IT-vacature staat in Vlaanderen makkelijk maanden open, en de opvolger moet je omgeving nog leren kennen.
Daarom kiezen veel bedrijven vanaf ongeveer veertig werkplekken voor een combinatie: iemand intern die het bedrijf kent en de eerste vragen opvangt, met een externe partij voor beheer, beveiliging en de diepte. Niet omdat de rekenmachine dat zegt, maar omdat het de zwakke plek van beide modellen wegneemt.
Rekenvoorbeeld: kmo met 15 werkplekken
Even concreet, met de eenheden waar het echt om gaat.
| Zelf doen | Extern maandbedrag | |
|---|---|---|
| Directe kost per maand | Niets aan facturen | 975 euro (15 x 65) |
| Uren van eigen mensen | Ongeveer 6 uur per week | Ongeveer 1 uur per week |
| Kost van die uren | Ongeveer 1.000 euro | Ongeveer 170 euro |
| Monitoring en tooling | Zelf aanschaffen | Inbegrepen |
| Beschikbaarheid | Als die persoon er is | Afgesproken termijn |
| Reële kost per maand | Ongeveer 1.000 euro plus risico | Ongeveer 1.145 euro |
De bedragen liggen dichter bij elkaar dan de facturen suggereren. Het verschil zit niet in de prijs maar in wat je ervoor terugkrijgt: bij het rechtse model zijn die uren van je eigen mensen vrijgekomen, en is er iemand verantwoordelijk als het misgaat.
Let op dat de zes uur per week uit dit voorbeeld geen onderhoudsplanning is. Het zijn onderbrekingen: een printer, een wachtwoord, een mailbox die vol zit. Precies de uren die niemand opschrijft.
Wat een verdacht lage prijs betekent
Krijg je een voorstel van 25 euro per werkplek, dan is er niets mis met de partij, maar wel met de vergelijking. Meestal ontbreekt:
- Beveiliging, of die is los bij te kopen
- Een vastgelegde reactietijd
- Een hersteltest op de back-ups
- Monitoring, in plaats van beheer op afroep
Dat kan prima passen bij een klein bedrijf waar stilstand weinig kost. Het is alleen geen goedkopere versie van hetzelfde: het is iets anders.
Conclusie
Voor volledig IT-beheer betaal je in België 45 tot 95 euro per werkplek per maand. De spreiding zit vooral in beveiliging en in geteste back-ups, niet in de kwaliteit van de mensen.
Zelf doen lijkt gratis maar is dat niet, en het wordt pas rekenkundig voordelig bij een schaal die de meeste kmo's niet halen. Onder de veertig werkplekken is de vraag daarom zelden of je uitbesteedt, maar wat er in het maandbedrag hoort te zitten.
Hoe je twee voorstellen naast elkaar legt, staat in ons artikel over ICT-bedrijven vergelijken. De afweging tussen zelf doen en uitbesteden gaat verder in IT-beheer uitbesteden of zelf doen, en wat wij zelf in een vast bedrag opnemen staat op de pagina over IT uitbesteden.
Wil je weten wat het voor jouw situatie kost?
We brengen je omgeving gratis in kaart en geven een prijs op basis van je werkelijke aantal werkplekken, niet op basis van een standaardpakket. Vrijblijvend en zonder verkooppraat.
